Un sistem de management al documentelor (DMS) poate fi vazut ca un set de practici standardizate care:
- Controleaza crearea si autentificarea documentelor.
- Exerseaza controlul versiunii in care sunt mentinute mai multe versiuni ale unui document.
- Gestioneaza stocarea documentelor intr-un mod care faciliteaza preluarea convenabila a unui anumit document atunci cand este nevoie.
- Asigura securitatea documentelor cu obiective duale de a preveni accesul neautorizat la documente si de a permite recuperarea de la daune fizice sau pierderea documentelor.
- Creeaza politica de arhivare a documentelor vechi si de dispunere a acestora la sfarsitul vietii.
DMS poate fi manual sau electronic, desi acesta din urma are avantaje atat de coplesitoare incat, oriunde investitia este justificata, ar trebui instalat integral sau partial un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS).
Ce beneficii poate avea un DMS
Atunci cand aducem aceste softuri pentru managementul datelor in discutie, trebuie facuta precizarea ca acestea vin la pachet cu o multime de beneficii, iar pentru organizatiile care nu le cunosc, am creat o scurta lista de exemple ale beneficiilor oferite de un astfel de soft pentru managementul datelor.
Recuperare convenabila
Documentele sunt stocate cu scopul de a le prelua ulterior, ori de cate ori este nevoie. Aceste nevoi pot fi tranzactionale, de cercetare, juridice sau similare. Preluarea unui anumit document din volumul tipic mare de documente de afaceri poate fi dificila sau chiar imposibila, cu exceptia cazului in care exista un DMS sonor. Regasirea convenabila si rapida este un obiectiv esential al instalarii unui DMS.
Controlul versiunii
In cazul in care trebuie mentinute diferite versiuni ale unui document (ca in cazul specificatiilor produsului), este esential sa identificam clar cea mai recenta versiune, inclusiv secventa tuturor diferitelor versiuni existente. Un DMS bun poate elimina haosul care poate rezulta altfel atunci cand incercati sa localizati o anumita versiune.
Imbunatatirea fluxului de lucru
Procesele de afaceri implica de obicei deplasarea documentelor de la companie la terti, de la departament la departament in cadrul companiei si de la o persoana la o persoana intr-un departament.
Mai multe persoane cu roluri diferite (cum ar fi crearea, revizuirea, aprobarea si expedierea) vor trebui sa trimita documentul inainte de a-si indeplini scopul propus. Miscarea bine planificata si eficienta a documentelor poate accelera semnificativ procesele de afaceri si imbunatateste calitatea acestora.
Respectarea reglementarilor
Beneficiul aici este de a evita problemele, care pot fi suficient de grave pentru a inchide afacerea. Reglementarile guvernamentale necesita mentinerea diferitelor tipuri de date si documente, iar cerintele sunt adesea foarte complexe. Un DMS bun va ajuta la asigurarea respectarii regulilor, folosind mijloace precum listele de verificare, formularele standard si organizarea automata.
Securitatea documentelor
Mentinerea documentelor devine absolut necesara pentru a satisface multe cerinte diferite. Documentele pot contine secrete de afaceri si alte date confidentiale, cum ar fi formulele de produs sau datele personale ale angajatilor.
Daca persoanele neautorizate au acces la aceste documente, acestea pot duce la daune care pot fi mai mult sau mai putin mari. Un DMS se asigura ca numai persoanele autorizate pot accesa anumite documente.
De asemenea, documentele trebuie sa fie protejate de dezastre, cum ar fi incendii si inundatii. Un DMS bun poate facilita restaurarea documentelor in caz de dezastru.
Reducerea costurilor
Gestionarea volumului important de documente generate in cursul activitatii este costisitoare. Intr-un sistem bazat pe hartie, costurile de hartie, cerneala, dosare pentru fisiere, dulapuri, personal de depunere si alte cerinte costa bani.
Chiar si intr-un sistem electronic, aveti nevoie de calculatoare, suporturi de stocare si personal de administrare a sistemului.
Sistemele bune de gestionare a documentelor pot reduce aceste costuri prin indeplinirea tuturor cerintelor referitoare la documente (prezentate mai sus) intr-o maniera bine planificata.
Competitivitate sporita
Prin imbunatatirea proceselor de afaceri, reducerea costurilor si prevenirea pierderilor grave, un soft pentru managementul datelor poate contribui activ la competitivitatea afacerilor.
